Como organizar as finanças do hotel?

Independentemente da temporada, planejar e organizar bem as finanças do hotel é extremamente importante para garantir a sustentabilidade de seu negócio. É crucial ter em mente que, para uma boa gestão, é necessário organizar as finanças de forma sistemática, evitar desperdícios e ter uma excelente estratégia de administração do empreendimento.

Para não restarem dúvidas quanto ao rumo a ser tomado, apresentamos a seguir algumas das principais estratégias para executar com sucesso uma boa gestão financeira. Procure aos poucos incorporar essas práticas ao seu dia a dia e perceba como os resultados aparecem rapidamente. Confira.

1. Seja objetivo no planejamento: não perca o foco

Lembre-se: para que um negócio flua bem e seja rentável, é necessário saber quais passos serão tomados dia após dia em sua gestão. Para isso, o planejamento das finanças do hotel deve ser desenvolvido de forma precisa e objetiva. Não são necessários planos mirabolantes; pelo contrário, o fundamental é ter clareza e saber como você atingirá suas metas.

A preparação deve contemplar a pergunta: Qual é o meu objetivo-chave?, seguida de outros questionamentos que indiquem suas metas principais. Criadas as perguntas, é o momento de definir como você alcançará cada um dos seus alvos. Para isso, faça perguntas a si mesmo e busque respostas para suas dúvidas. Por exemplo: Quais recursos serão necessários? Em quanto pretendo alcançar cada uma das metas? Qual será o impacto no curto, médio e longo prazo para o negócio?

Desenvolvido o plano, procure revisá-lo em busca de aprimoramentos e de subsídios para cada questão. Reveja se estão claros os meios e caminhos para organizar as finanças do hotel, de modo a permitir que tais objetivos sejam atingidos e comece a colocar em prática o que você definiu para o seu negócio.

2. Organize-se financeiramente: o fluxo de caixa mostra para onde está indo o dinheiro

Gerir financeiramente o seu hotel requer total atenção à movimentação de caixa antes, durante e depois de qualquer etapa do planejamento – principalmente quando ocorre algum imprevisto, o que, provavelmente, vai acontecer. Ter certeza de que cada centavo está sendo bem aproveitado é, de fato, uma das melhores maneiras de organizar as finanças do hotel e evitar desperdícios.

Um bom recurso para isso é o controle do fluxo de caixa, que registra as entradas e saídas de recursos financeiros de seu hotel. Por meio dele, é possível antecipar com um bom detalhamento o que acontecerá com os recursos do seu negócio no futuro.

Esses dados podem ser valiosos para compreender como o dinheiro está sendo gasto e quais são as origens de maior receita ou desperdício no hotel.

Para um bom controle de fluxo de caixa, é importante considerar as saídas (gastos rotineiros, investimentos, estoques, custos de pessoal), as entradas (receita recebida de hospedagem, contratação de serviços adicionais, bar, restaurante, etc.) e, também, fazer um alinhamento com o Orçamento Anual e o Plano de Negócios de seu hotel, contemplando uma visão de médio e longo prazo.

3. Tecnologia: uma forte aliada no controle das finanças do hotel

Atualmente, existem aplicativos criados especificamente para ajudar no controle financeiro dos negócios, como por exemplo, o Expensify, desenvolvido para auxiliar na importação e centralização de registros bancários, digitalização de recibos, criação de categorias para as despesas e outras funções. Outro exemplo é o iContas, utilizado para realizar o controle de despesas e receitas e, ainda, agendar datas de pagamento ou recebimento que não podem ser esquecidas. Ambos os aplicativos possuem versões gratuitas e pagas, e estão disponíveis para mobile, facilitando ainda mais o seu controle diário.

4. Crie calendários: organizar as finanças do hotel com base em prazos estabelecidos e cumpridos

É importante reforçar que qualquer ação de seu planejamento deve estar clara e, principalmente, conter datas de início e término. Não deixe para guardar tudo na memória, pois, em algum momento, você pode esquecer de um determinado pagamento, gerando possíveis prejuízos desnecessários.

Procure elaborar alguns calendários de finanças, um focado nos principais investimentos a serem feitos, e outro para os pagamentos a serem debitados, por exemplo. Uma boa dica é organizar os calendários com o programa Excel. Também é possível utilizar aplicativos gratuitos para criar uma agenda e compartilhar essas informações, como o Google Agenda, possibilitando que outras pessoas tenham acesso à rotina de finanças, e o Slack, no qual é possível se comunicar com sua equipe, definir tarefas e verificar rapidamente suas execuções.

Estimular essas práticas, com certeza, será o grande diferencial na forma de organizar as finanças do hotel, resultando na boa administração dos recursos e gerência estratégica do negócio. Lembre-se: planejamento, objetividade e clareza deverão estar presentes em tudo o que você fizer daqui para frente.

Há alguma estratégia ou boa prática que você gostaria de compartilhar conosco? Deixe o seu comentário e continue acompanhando o blog da Fasterm. Até a próxima!

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