6 APLICATIVOS PARA MELHORAR A ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIO

Quem é responsável por administrar um condomínio conhece bem os desafios enfrentados diariamente. Problemas corriqueiros, como carros estacionados fora das vagas e o engajamento de funcionários, se somam a situações graves, como vazamento de gás ou defeito em elevadores, exigindo de administradores e síndicos muita organização para que tudo seja solucionado da melhor maneira possível.

E se tudo fosse mais fácil?

Nos últimos anos, administradores e síndicos passaram a contar com importantes aliados para facilitar o trabalho: os aplicativos de celular. Através de alguns toques em uma tela de smartphone, é possível realizar agendamento de reuniões de condomínio, discussão de assuntos pertinentes ao edifício, monitoramento da ronda de segurança e várias outras ações.

Os apps também são uma ferramenta importante na organização de tarefas – tanto as suas, como administrador, quanto as coletivas, que envolvem funcionários ou os membros do conselho do condomínio, por exemplo – o que simplifica bastante o dia a dia administrativo e até o convívio social!

Por isso, conheça abaixo 6 aplicativos que irão facilitar a sua vida na hora de administrar um condomínio:

1. CondomínioApp

O CondomínioApp surgiu com a ideia de descentralizar as ações do prédio, evitando que o síndico fique sobrecarregado com ações corriqueiras. Com ele, o morador pode reservar áreas comuns, como salão de festas e churrasqueira, ou liberar sua vaga de garagem para outro condômino.

Já o administrador pode controlar as solicitações dos moradores e enviar alertas e recados para todos os condôminos de uma só vez. O preço mensal varia de R$ 1,80 a R$ 3,50 por unidade.

2. Google Agenda

O Google Agenda é um grande organizador de compromissos gratuito que lhe ajuda a concentrar todas as informações de rotina em um mesmo lugar. De funcionamento bastante intuitivo, permite sua fácil adaptação às várias funções.

Você pode usá-lo para agendar reuniões ou como uma ferramenta de lembrete para ações diversas, como prazos para entregar documentos ou realizar pagamentos e cobranças. Outra opção é incluir os moradores em um determinado grupo (que você monta no próprio app) para trocar arquivos.

3.  King Condo

O King Condo foi desenvolvido para trazer mais segurança, agilidade e transparência nos processos de gestão de condomínio. O aplicativo permite que você se comunique remotamente com condôminos e funcionários, automatize os processos de finanças, registre visitantes, realize assembleias virtuais, entre outras funções.

A mensalidade da plataforma varia conforme o número de unidades que integram o condomínio.

4. Trello

Se a sua agenda anda cheia de compromissos, o app certamente irá facilitar a sua vida. O Trello possui múltiplas funções visando listar tarefas e estipular cronogramas para a realização de cada uma delas. Você pode ainda convidar os condôminos a participar formando grupos para reunir ideias a serem debatidas em reunião.

O modelo de visualização do app chama a atenção por ser muito intuitivo, já que foi desenhado com base na metodologia organizacional japonesa kanban, que usa cartões de tarefas organizados em listas, que são apresentadas em um quadro. É gratuito.

5. OptimizeMe

É normal que síndicos e administradores se envolvam profundamente nos problemas do condomínio, trazendo muito estresse para o dia a dia. O OptimizeMe nasceu para cuidar justamente do bem-estar do usuário. O app analisa atividades diárias dentro de quatro categorias: rotina, saúde, criatividade e atividades prazerosas. A partir daí, gera gráficos que indicam o quanto cada uma das atividades interfere nos seus sentimentos.

Você ainda pode estabelecer metas diárias para conquistar seus objetivos (realizar mais atividades físicas ou reservar mais tempo para a família, por exemplo). Disponível apenas no sistema operacional iOS.

6. WhatsApp

Instalado em praticamente todos os smartphones brasileiros, o WhatsApp pode realmente ser de grande ajuda para fortalecer a comunicação entre moradores de condomínios menores. Você pode usá-lo para enviar avisos, marcar reuniões ou realizar pequenas consultas com os condôminos.

É possível criar grupos enormes, com todos os moradores, ou menores, apenas entre membros do conselho ou funcionários, para discutir assuntos pontuais. A popularidade e praticidade são as grandes vantagens. Por outro lado, o app exige do administrador ou síndico certo controle para que as discussões de condomínio não migrem para o universo virtual. Quando bem usado, porém, é de grande valia.

 

Os aplicativos de celular trazem muitos benefícios, mas nunca se esqueça de que é nas ações do dia a dia que você será capaz de tornar a sua administração impecável e bem aceita entre os moradores.

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O SÍNDICO COMO GESTOR: 5 DICAS PARA GERENCIAR O CONDOMÍNIO DE FORMA MAIS PROFISSIONAL

O bom síndico entende seu valor e sua posição, a importância de sua função, e sabe que buscar a melhoria contínua em seus processos de gestão só tende a beneficiar a ele e a seus condôminos.

Esta abordagem é muito semelhante à utilizada por gestores de empresas – não à toa: assim como eles, o síndico deve estar atento a uma série de responsabilidades que envolvem RH, orçamento previsto, contas a pagar e a receber… Tudo para assegurar a satisfação e o bem-estar dos moradores.

E já que as semelhanças entre um condomínio e uma empresa são tamanhas, vamos apresentar aqui cinco modos de gerenciar seu condomínio como uma empresa, de forma organizada e profissional. Confira:

Buscar inovação

Desconfie das atividades que são realizadas há muito tempo da mesma forma. Pode-se estar acomodado e preso em um ciclo vicioso. Procure encontrar maneiras mais eficientes de realizar aqueles trabalhos. Veja como eles são realizados em outros condomínios próximos ao seu.

O bom síndico, no papel de um gestor eficiente, deve entender o papel de cada funcionário do condomínio, as etapas necessárias para a realização de cada função e estar aberto a ouvir críticas e sugestões que garantam a melhoria desses micro processos, a fim de otimizar tempo e recursos. Muitas vezes os próprios funcionários são capazes de contribuir com muitas sugestões preciosas sobre como realizar melhor os trabalhos sobre sua responsabilidade.

A inovação pode vir na forma de um sistema automatizado de abertura de chamadas pelos condôminos, em alguma tecnologia nova de CFTV, em novos métodos de controles de incêndio, elevadores com sistema inteligente, uma nova solução de aquecimento de água, temporizadores mais inteligentes para reduzir o custo de energia elétrica, ou até numa forma de coletar água de chuva para sua utilização em lavagens de pátio ou regagem de plantas…

Cabe ao síndico manter-se a par das inovações na área de manutenção e gestão predial e entender o que serve e o que não serve para seu condomínio, os custos e os benefícios envolvidos.

Saber delegar

Um gestor soterrado sob uma montanha de funções é um gestor ineficiente. Saber delegar funções e ter confiança em seus subordinados é crucial para o bom andamento de qualquer organização.

Dar e receber feedbacks, acompanhar e prover um ambiente que permita o desenvolvimento de seus funcionários, só traz benefícios ao síndico, em sua tarefa de gestão.

Uma forma possível de delegar é a contratação de uma administradora predial, de uma assessoria jurídica, de um serviço de auditoria mensal das contas condominiais, até mesmo a terceirização de alguns serviços de manutenção predial, de modo a reduzir o volume de tributos e burocracia.

Planejamento e gerenciamento estratégico de recurso

O comandante Rolim, fundador da empresa TAM, que iniciou suas atividades como uma pequena empresa de táxi aéreo e hoje em dia é uma das três maiores companhias aéreas do Brasil, dizia que a melhor maneira de começar a ganhar dinheiro é parar de perder dinheiro.

O respeito pelo bem comum é básico para a figura do bom gestor. O dinheiro que o condomínio arrecada é fruto do esforço dos condôminos e é entregue à administração em troca da prestação de serviços. Prezar pelo bom uso deste dinheiro, saber como investir, como poupar e como fazer o melhor do orçamento mensal e anual são conhecimentos básicos para o síndico eficiente.

A transparência no uso dos recursos é importante, também, para que todos os condôminos, não só os que fizerem parte do comitê diretor do condomínio (caso haja), saibam no que estão sendo investidas as taxas de condomínio, como está a folha de pagamentos, quais fornecedores estão sendo pagos, o custo dos serviços agregados ao condomínio, etc.

Essa transparência é parte da boa comunicação entre o síndico e seus condôminos, o que nos conduz ao próximo item:

Ter boa comunicação e habilidade de gerenciar conflitos

O síndico precisa ser claro em sua comunicação e cortês no trato com os condôminos, porém firme em suas decisões. Na vida em sociedade, conflitos são inevitáveis. Cabe ao síndico saber recorrer ao regulamento do condomínio e às leis municipais, estaduais e federais que regem sua gestão, intermediar os conflitos com calma e ser transparente em seu julgamento.

Buscar sempre o denominador comum e tentar orientar todos os envolvidos em prol do mesmo objetivo – o melhor ambiente de convivência – está longe de ser uma tarefa fácil, porém é crucial para que as decisões possam ser tomadas por todos com um espírito de equipe e prezando o bem comum.

Conhecimento das leis relativas à sua função

Uma empresa tem, em seu Contrato Social, a definição clara de sua função. A partir disso, os administradores da empresa devem conhecer a legislação referente aos serviços que se propuseram a prestar, as normas mínimas de qualidade dos itens que a empresa pretende produzir ou revender, como funciona o código de defesa do consumidor (no caso de uma rede varejista), dentre outros.

Para um condomínio, a estrutura legal pode ser ainda mais complexa, visto que a ideia é gerir o interesse de diversas pessoas compartilhando os mesmos espaços – e onde cada proprietário de apartamento é “sócio” daquela “empresa” chamada condomínio.

Para isso é importante que o síndico se mantenha a par do básico sobre as leis condominiais, além de ter bom conhecimento do regulamento interno, e garantir que o regulamento (lei menor) não vá contra as leis municipais, estaduais e federais, ou contra o Código Civil.

Nestes casos, retornando ao item sobre saber delegar funções, pode ser interessante a contratação de uma assessoria jurídica. Mesmo assim é importante que o síndico saiba o mínimo necessário, de modo a realizar suas funções sem receios.

 

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